Tijdrovende declaraties bij de zorggroep: ‘Ik kon me niet voorstellen dat ons declaratieproces handiger in te richten was’

Om de samenwerking in de zorgketen vooruit te brengen, werkt zorggroep THOON al jaren met Coordinate, een multidisciplinair informatiesysteem van Philips. Sinds enige tijd is THOON ook gestart met Philips Finance.

We willen u graag informeren en inspireren, meld u aan en wij houden u op de hoogte van de laatste Medisch Perspectief artikelen.

Twentse Huisartsen Onderneming Oost Nederland, of THOON, is een zorggroep van en voor huisartsen in de regio Enschede en Hengelo. THOON mag 129 huisartspraktijken onder haar leden scharen. Samen bedienen de praktijken circa 400.000 patiënten.

THOON en Coordinate
Het declareren van ketenzorgprogramma’s is voor veel zorggroepen een handmatige en tijdrovende klus. THOON werkt daarom met Finance om een groot deel van dit proces te automatiseren. Dat biedt veel voordelen voor de zorggroep en voor de aangesloten huisartspraktijken.

“Voor ik startte met Finance, kon ik me eigenlijk niet voorstellen dat we ons declaratieproces handiger in konden richten”, zegt Renate van Kampen, financieel administratief medewerker bij THOON. “We hebben het hier over een proces met heel veel handmatige acties per declaratie. En we zijn afhankelijk van een koppeling met verschillende systemen, ook buiten onze organisatie. Nu maken we voor onze ketenzorg al een aantal jaren gebruik van Philips Coordinate. Daarmee kunnen we in de zorgketen beter samenwerken rondom de patiënt. Het is dan logisch om ook rondom het declareren van zorg te kijken of we meer eenheid in onze systemen aan kunnen brengen. Zo kwam Philips Finance in beeld.”

Van Kampen: “Met Finance automatiseren we de zorgdeclaraties van onze ketenzorg (o.a. diabetes, CVRM, COPD), O&I en nieuwe zorgprogramma’s (astma, oogzorg, atriumfibrilleren). Dat wil zeggen dat we het nu inrichten als een doorlopend proces. Zo moesten voorheen alle declaraties van een kwartaal helemaal afgerond zijn voor we konden starten met het volgende kwartaal. Nu is het doorlopend en is de afronding van het kwartaal geen issue meer. Daarnaast zat er veel vertraging in het verzenden van declaraties naar de zorgverzekeraar en het ontvangen van retourinformatie. Soms duurde het 7 weken voor ik alle informatie over een declaratie binnen had. Met Finance lukt me dit soms al in 1 dag. Daardoor krijgen de praktijken hun uitbetalingen ook op tijd binnen.”

Gemiddelde leestijd:
4-6 minuten

Vóór Finance

Per ingediende declaratie verkoopboeking maken voor geleverde zorg in Excel-bestand
Inlezen Excel-bestand met boekingen in boekhoudsysteem
Daarna afgekeurde boekingen verwerken in verkoopbestand en inlezen in boekhoudbestand. Achterhalen reden afkeur vaak lastig
Uitbetalingen praktijken documenteren
Handmatig bedragen invullen in Excel- bestand met naam huisartspraktijk en juiste crediteurnummer. Risico op fouten
Excel-bestand KIS handmatig documenteren, gegevens praktijken, crediteuren en bankrekeningnummers
Herdeclaraties en correcties apart verwerken en documenteren
Door zorgverzekeraar goedgekeurde declaraties handmatig bijhouden in Excel-bestand. Alleen in Vecozo volledige retourinformatie zichtbaar

Na Finance

Basis aanleggen Finance met tarieven per declaratie, benodigde gegevens praktijken, tarieven uitbetaling per zorgonderdeel, instellingen zorgverzekeraar, etc.
Aangesloten zorginstellingen invoeren
Declaratie genereren voor zorgprogramma’s (DM, CVRM, COPD, Astma, etc.) in Coordinate: patiëntgegevens komen terecht in Finance. Facturen sturen naar de zorgverzekeraar
Inzage in onder uitbetalingen en omzet voor huisartsenpraktijken

“In de nieuwe situatie kunnen we op patiëntniveau naar een declaratie kijken”, vertelt van Kampen. “Dat scheelt ons veel tijd ten opzichte van de oude situatie. Als een declaratie voor een patiënt afgekeurd wordt, vinden we veel sneller terug waarom. Eigenlijk krijg ik dat altijd wel boven water. Een groot voordeel is dat ik niet hoef te wachten met opnieuw declareren tot een oude ‘run’ afgerond is, bijvoorbeeld bij een herdeclaratie of nieuw kwartaal. Ik kan constant zien of declaraties worden goedgekeurd of afgekeurd, nieuwe declaraties naar de zorgverzekeraar sturen en meer. Daarnaast heeft ook de huisarts nu een overzicht van de facturen en de goed- en afgekeurde declaraties en patiënten.”

Van Kampen is heel tevreden over Finance. Ze is blij dat er geen handmatige handelingen meer verricht hoeven te worden, maar geeft wel aan dat er een goede fundering ingericht moet worden om ten volste gebruik te kunnen maken van de software: “De huisarts moet ervoor zorgen dat al zijn patiënten in het systeem geïncludeerd zijn. Anders kan het zijn dat de zorgverzekeraar een declaratie voor een patiënt afkeurt, want dan wordt deze niet herkend door het systeem van de zorgverzekeraar. Maar soms kloppen de instellingen bij de zorgverzekeraar ook niet helemaal. Het is daarom belangrijk om de inrichting met alle partijen af te stemmen. En ook te laten zien aan gebruikers wat er allemaal mogelijk is: we hebben een systeem in handen waarin we real-time de actuele stand van zaken kunnen inzien rondom de financiën. Dat was vroeger niet mogelijk en biedt heel veel voordelen.”

“Er zat veel vertraging in het verzenden van declaraties naar de zorgverzekeraar en het ontvangen van retourinformatie. Soms duurde het zeven weken voor ik alle informatie over een declaratie binnen had. Met Finance lukt me dit soms al in één dag.

Renate van Kampen

Financieel administratief medewerker bij THOON

Van Kampen gelooft dat er voor de praktijken nog veel meer uit Finance te halen is. Zo kunnen zij meer kennis opbouwen over de eigen declaratiestromen en over het declaratiegedrag. Dat is kennis die zij vervolgens kunnen inzetten om de processen te optimaliseren om sneller en vaker tot uitbetaling over te gaan. “We zien dat er nog veel verkeerd gaat. Zo worden er veel declaraties afgekeurd doordat zij dubbel zijn geregistreerd, bijvoorbeeld wanneer iemand verhuist. Er is een serieuze inhaalslag nodig en Finance kan ons hierbij zeker helpen. Het laat ons namelijk filteren op de afwijzing die gegeven wordt door de zorgverzekeraar. Daarnaast zien we met Finance eenvoudig wat de opbrengsten en uitbetalingen zijn per praktijk, per kwartaal en per jaar”, aldus Van Kampen.

Voordelen Finance volgens THOON:

Elk zorgprogramma apart zichtbaar met bijbehorende patiënten en zorgverzekeraar
Retourinformatie zorgverzekeraar zichtbaar met eventuele reden van afkeur
Eenvoudig herdeclareren per patiënt inclusief handmatig goedkeuren en afkeuren
Mogelijkheid koppelen andere debiteur aan patiënt
Mogelijkheid aanpassen patiëntgegevens
Bestanden importeren door zorggroep
Bestanden uploaden door huisartsen
Huisartsen zien welke patiënten zijn goed- of afgekeurd
Mogelijkheid op per huisarts uit te betalen
Mogelijkheid om journaalposten op elk moment te genereren
Retourinformatie in PDF per factuur zichtbaar. Voor enkele zorgverzekeraars loopt dit nog via Vecozo en een apart programma

“Een volgende stap is dat we onze ketenpartners toe gaan voegen aan Finance, zodat ook zij hun declaraties in kunnen zien. Er is nog veel meer uit de software te halen”, eindigt Noëlle Klein Gunnewiek, projectmedewerker eHealth.

Wat zijn uw uitdagingen in de eerstelijnszorg? Lees hier hoe Philips uw organisatie kan ondersteunen bij vraagstukken over netwerkzorg, zorgcoördinatie en zelfmanagement dankzij Philips Coordinate.

Ook aan de slag met de declaraties in uw zorggroep?

Ontdek nu Finance, de financiële module van Philips Coordinate. Manage en monitor de declaratiestromen van uw zorggroep en huisartsenposten via één totaaloverzicht.

Meer Finance

Gerelateerde artikelen

Altijd op de hoogte van het laatste nieuws op het gebied van gezondheidszorg? Meld u gratis aan voor de Medisch Perspectief nieuwsbrief.

Contactinformatie

* Dit veld is verplicht

Land

Contactgegevens

Voornaam*

Achternaam*

Aanhef

Academische titel

E-mailadres*

Telefoon

Bedrijfsgegevens

Bedrijf

Functietitel (bv. Longfunctieanalist)*

Specialisme

Staat / Provincie

Postcode

I agree on cross-border transfer of personal information.

Ik wil marketing gerelateerde digitale communicatie ontvangen over Philips producten, diensten, evenementen en aanbiedingen die voor mij relevant kunnen zijn gezien mijn gebruikersvoorkeuren en -gedrag.

Philips waardeert en respecteert uw privacy. Voor meer informatie over ons privacybeleid kunt u terecht op

www.philips.nl/privacy

Waarmee kunnen we u van dienst zijn?

Contactinformatie

* Dit veld is verplicht

Land

Voornaam*

Voornaam (fonetisch)

Achternaam*

Achternaam (fonetisch)

Aanhef

Academische titel

E-mailadres*

Telefoon zakelijk

Bedrijf*

Functietitel (bv. Longfunctieanalist)

Industrie

Functie

Specialisme

Afdeling

Staat / Provincie

Plaats

Adres

Postcode

Door uw reden voor contact op te geven, kunnen wij u beter van dienst zijn.

We work with partners and distributors who may contact you about this Philips product on our behalf.

Follow-up informatie

Gewenste contactmethode

Beste tijd om te bellen

Geschatte tijd van aankoop

Opmerkingen

I agree on cross-border transfer of personal information.

I hereby agree to receive by email or telephone information about Philips products, services, events and promotions, including information by mail that is appropriate to me, taking into account my activities and preferences, including the Expectations I have indicated / and in this form.

I agree that Philips may share my personal information with authorized resellers of its Philips products and equipment in order to meet my expectations as stated in this form.

Final CEE consent