Een blauwdruk met draagvlak
| Realisatie efficiëntere bedrijfsvoering bij Diagnost-IQ BV |
Een interview met Martin Borggreve van Diagnost-IQ over de realisatie van een betere bedrijfsvoering voor Diagnost-IQ BV. Een nieuwe blauwdruk in samenwerking met Philips Healthcare Transformation Services.
We willen u graag informeren en inspireren, dus meld u aan wij houden u op de hoogte van de laatste Medisch Perspectief artikelen.
In 2017 kreeg Martin Borggreve een uitdagende opdracht: voeg de drie laboratoria van de ziekenhuizen Hoorn, Zaandam en Purmerend samen tot één zelfstandige entiteit: Diagnost-IQ BV. Drie laboratoria met hun eigen werkprocessen, eigen protocollen, eigen bedrijfsvoering. Om een positieve balans te kunnen krijgen was het nodig om de bedrijfsvoering voor de drie locaties op elkaar af te stemmen. Twee consultants van Philips Healthcare Transformation Services kregen de opdracht een blauwdruk hiervoor te schrijven.
Martin Borggreve was aangesteld als kwartiermaker van de fusie en werd later directeur/bestuurder van Diagnost-IQ BV. “Tijdens het eerste gesprek had ik al meteen een goed gevoel bij de consultants. Zij kregen een pilotopdracht om de looplijnen in een laboratorium zo efficiënt mogelijk te maken. Dit hebben ze voortreffelijk uitgevoerd. Alle medewerkers werden erbij betrokken en het plan werd door iedereen gedragen. Daardoor was ik ervan overtuigd dat zij veel konden betekenen voor de grote opdracht die zou gaan volgen.”
Naar één blauwdruk voor drie locaties
Die grote opdracht bestond uit een aantal deelprojecten. Het eerste was het inrichten van het proces ‘van bloedafname tot binnenkomst materiaal op de laboratoria en uniforme laboratoriumprocessen over de drie locaties’. Martin Borggreve: “Ieder lab had natuurlijk jarenlang gewerkt volgens eigen protocollen en werkwijzen. Het was niet mogelijk om analisten op verschillende locaties te laten werken. Dat is echter wel nodig om voldoende voordeel te halen uit een fusie. Dan moeten de werkprocessen dus uniform zijn.”
Het tweede deelproject hing nauw samen met het eerste: de efficiënte inzet van personeel over drie locaties. Toen het project startte, waren de functieomschrijvingen (deels) afgestemd op de kennis en kunde van het personeel. De wens was om de functies af te stemmen op de werkzaamheden en de logistiek van het lab. De functies op het lab zijn daarom getoetst op de rol- en taakverdeling per werkplek. Martin Borggreve: “Elk apparaat heeft zijn eigen werkproces. De consultants van Philips hebben per apparaat een groep analisten geformeerd en hen laten nadenken over: wat is het huidige proces van dit apparaat? Waar is er tijd over? Welk apparaat kun je in die overgebleven tijd ook bedienen? Dit is helemaal in kaart gebracht. Dat hebben ze echt goed gedaan; met alle medewerkers die erbij betrokken waren. Daardoor was er heel groot draagvlak.”
Het doel van het derde deelproject was om inzicht te krijgen in de besparingsmogelijkheden rondom de inrichting van het lab. Hiervoor brachten de consultants de grote kostenposten in beeld en schetsten zij in verschillende toekomstscenario’s hoe Diagnost-IQ fors zou kunnen besparen. Martin Borggreve: “Ik ben hierin volledig ontzorgd. Ik kon mijn eigen werk doen, terwijl deze vraagstukken heel goed zijn onderzocht.”
Ik ben hierin volledig ontzorgd. Ik kon mijn eigen werk doen, terwijl deze vraagstukken heel goed zijn onderzocht.”
Martin Borggreve
Directeur / bestuurder bij Comicro en Diagnost-IQ
Een jaar later
De blauwdruk is in november 2018 opgeleverd en in maart 2019 is Diagnost-IQ begonnen met de implementatie. Hoe staat het er nu voor? Martin Borggreve: “De werkprocessen zijn uniform en efficiënt en de medewerkers kunnen op alle locaties werken. Voor één locatie waren de veranderingen groter dan voor de andere twee. Deze locatie werkte eerst ook met andere werktijden, en die zijn nu aangepast. Dat vonden medewerkers toch lastig. Mensen vinden het leuk om mee te denken, maar als er daardoor het dagelijks leven echt verandert, kan dat tot frustratie leiden. Hier speelt ook een cultuuraspect mee. Ik ben met de consultants van Philips in gesprek om te kijken hoe we hier een goede opvolging aan geven.”
Zowel de aanpak als de personen heeft Martin als bijzonder prettig ervaren. “Het zijn warme mensen, die goed communiceren en die weten hoe het werkt in een lab. Dat is nodig om de medewerkers te motiveren. Ze hebben iedereen laten meedenken. Ik merk dat mensen er plezier in hebben gekregen om nog steeds na te denken over waar het efficiënter kan. Het MT kreeg eens in de drie weken een perfecte terugkoppeling; een helder overzicht van: dit is wat we hebben gedaan, dit zijn de resultaten en dit gaan we nog doen. En dan konden we bijsturen.”
Martin Borggreve ziet ook een leerpunt. “Alles stond op papier, alles kon uitgewerkt worden. Maar in de praktijk lopen we ertegenaan dat de implementatie, om verschillende redenen, lastiger is. Achteraf gezien was het beter geweest om de opdracht in twee delen te knippen: een blauwdruk opleveren voor een efficiënte bedrijfsvoering én te helpen bij de implementatie ervan. Maar over dat laatste zijn we nu in gesprek met de consultants van Philips.”
Healthcare
Consulting
U staat voor complexe uitdagingen in de zorg. Wij kunnen u helpen. Door intensieve samenwerking en een patiëntgerichte benadering maken we situaties gezamenlijk inzichtelijk. Daardoor ontvouwen zich kansen voor relevante en duurzame verbeteringen in de klinische praktijk, operationele effectiviteit, zorgverlening en financiële prestaties. Met als doel hoogwaardige zorg voor de patiënt tegen lagere kosten.
Gerelateerde artikelen
Altijd op de hoogte van het laatste nieuws op het gebied van gezondheidszorg? Meld u gratis aan voor de Medisch Perspectief nieuwsbrief.