Naleving en melding

(onderdeel van de Algemene Gedragscode van Philips)
December 2003

Geadviseerd wordt om de legal officer van de landenorganisatie en de legal officer van de productdivisie (PD) als toezichthouders aan te stellen. In deze hoedanigheid rapporteren zij aan respectievelijk het landen- en PD-management. De toezichthouder op landenniveau dient altijd geïnformeerd te worden over aan een PD-toezichthouder gemelde overtredingen. Wanneer een overtreding gemeld wordt aan een toezichthouder op landenniveau over een zaak waarbij een PD is betrokken, moet de betreffende PD-toezichthouder bij de zaak betrokken worden. Indien het PD-management en het landenmanagement van mening verschillen over welke actie moet worden ondernomen naar aanleiding van een gemelde zaak, kan contact worden opgenomen met het Review Committee GBP voor advies en aanbevelingen over de te ondernemen actie.

De rol van het Review CommitteeGBPbestaat uit:
1. het adviseren van de raad van bestuur over de toepassing van de Algemene Gedragscode, wijzigingen in de Algemene Gedragscode en, meer in het bijzonder, de volgende integriteitskwesties: integriteit van de administratie; steekpenningen; discriminatie; privacy; tegenstrijdige belangen; schenkingen; facilitaire betalingen; leger- en defensiecontracten; betalingen aan politieke partijen, gedragscode voor financiële functionarissen, handel met voorkennis; tegengaan van kartelvorming; vrije marktconcurrentie; belangen van derden; witwassen van geld; gebruik en bescherming van bedrijfsmiddelen, onzorgvuldige bekendmaking;
2. het vergroten van het bewustzijn en bevorderen van de naleving van de Algemene Gedragscode, onder meer door middel van trainingsinitiatieven, inclusief het praktijkboek voor ‘dilemmatraining’;
3. het coördineren van de halfjaarlijkse rapportage over de naleving van de Algemene Gedragscode en het overleggen van een geconsolideerd verslag aan de raad van bestuur en het Audit Committee van de raad van commissarissen;

4. het fungeren als aanspreekpunt en dialoogpartner voor interne toehoorders en externe organisaties (zoals NGO’s) voor wat betreft het beleid van Philips en de actie die ondernomen moet worden naar aanleiding van integriteitskwesties;

5. het fungeren als aanspreekpunt voor de DJSI en FTSE4GOOD -indices, het coördineren van de invulling van de vragenlijsten en het beoordelen van de overgelegde informatie.

Philips moedigt al zijn werknemers aan om elke (vermeende) overtreding van de Algemene Gedragscode of de aanvullende richtlijnen bij de algemene gedragscode (gezamenlijk de ‘Algemene Gedragscode’ te noemen) direct te melden. Philips zal ervoor zorgen dat tegen werknemers die overeenkomstig dit beleid te goeder trouw een vermeende overtreding van de algemene gedragscode melden, geen disciplinaire maatregelen of represailles wegens hun melding worden genomen, zelfs als blijkt dat er geen sprake was van een overtreding.

Alle (vermeende) overtredingen van de algemene gedragscode moeten worden gemeld bij de toezichthouder voor de algemene gedragscode of een andere persoon die daartoe in een richtlijn met algemene gedragsregels is aangewezen. Informatie over hoe contact kan worden opgenomen met de toezichthouder is gepubliceerd op het Philips-intranet (pww.manual.philips.com). Indien de (vermeende) overtreding echter betrekking heeft op een toezichthouder voor de gedragscode, dient de melding bij de voorzitter van het Review Committee GBP plaats te vinden.
Meldingen kunnen telefonisch, per e-mail, per gewone post, per fax of via het gratis telefonische meldpunt, voor zover aanwezig, gedaan worden. De melding kan anoniem gedaan worden en wordt vertrouwelijk behandeld. Op verzoek kan de tekst ter goedkeuring aan de werknemer worden voorgelegd en/of ontvangt hij/zij een kopie van de melding.

Na ontvangst van een melding zorgt de toezichthouder dat de vermeende overtreding wordt onderzocht. Zo snel als redelijkerwijs mogelijk is, maar in elk geval binnen twee maanden, stelt de toezichthouder de werknemer op de hoogte van de uitkomst van zijn onderzoek. Indien het onderzoek niet binnen twee maanden is afgerond, stelt de toezichthouder de werknemer in kennis van de verwachte voltooiingsdatum. 
Andere werknemers worden alleen geïnformeerd over het onderzoek wanneer dit redelijk en noodzakelijk is. De identiteit van de werknemer die de melding deed, wordt uitsluitend met diens toestemming bekendgemaakt, tenzij de wet bekendmaking verplicht stelt. Indien de werknemer die de melding heeft gedaan, niet tevreden is over de medegedeelde uitkomsten van het onderzoek door de toezichthouder of indien de toezichthouder de melding niet overeenkomstig deze procedure afwikkelt, wordt hij/zij aangemoedigd om de voorzitter van het Review Committee GBP hierover schriftelijk te informeren; de voorzitter van het Review Committee GBP zal zo snel mogelijk een schriftelijke reactie aan de werknemer geven.

Alle overtredingen die gemeld worden bij de toezichthouder op PD- of landenniveau moeten naar behoren worden vastgelegd in de databank voor overtredingen van de algemene gedragscode. Een overzicht van de gemelde overtredingen en de ondernomen actie moeten ook worden opgenomen in het halfjaarlijkse verslag dat de toezichthouder uitbrengt aan het Review Committee GBP.

Dit stuk maakt deel uit van de Algemene Gedragscode van Philips die van toepassing is op Koninklijke Philips Electronics N.V. en haar dochtermaatschappijen.

• Verplichtingen
• Richtlijnen
• Implementatie