Hoe Mackenzie Health Canada educatie in diagnostische beeldvorming heeft geoptimaliseerd

In een Philips Managed Services-partnerschap worden medewerkers getraind om apparatuur veilig te gebruiken. Maar de reikwijdte van het partnerschap gaat verder dan dat. De cultuur en filosofie met betrekking tot training worden aan het begin van het partnerschap vastgesteld. "Samen met het team van Mackenzie Health hebben we een plan ontwikkeld dat gericht is op samenwerking en specifiek is afgestemd op de behoeften van het personeel van Mackenzie Health,” zegt Lorrie Turpin, die toezicht houdt op de onderwijsdiensten binnen het 18-jarige Managed Services Partnership tussen Philips en Mackenzie Health. "Door een reeks gesprekken kregen we inzicht in waar de onderwijsbehoeften lagen, waar de tekortkomingen waren en hoe we hen konden ondersteunen om hun onderwijsprogramma zo soepel mogelijk te laten verlopen."

Het uitvoeren van een opleidingsprogramma binnen een groot zorgsysteem met duizenden medewerkers was een logistieke en operationele uitdaging, aangezien de opleidingsverantwoordelijkheden niet alleen Philips diagnostische beeldvorming en bewaking omvatten, maar ook apparatuur van meerdere leveranciers. Mackenzie Health werkte met meer dan 30 externe technologieleveranciers, en die complexiteit werd nog groter door de verhuizing naar een nieuw ziekenhuis. Het Philips-team moest inzicht krijgen in waar en hoe mensen diagnostische apparatuur op beide locaties zouden gebruiken en ervoor zorgen dat de juiste mensen op elke locatie werden getraind.

Op beide Mackenzie Health-ziekenhuislocaties waren er uitdagingen op het gebied van middelen, personeel, verandermanagement, communicatie en cultuur. Het vereiste een uitgebreide roadmap om alle partijen op één lijn te krijgen. Per afdeling werd een terugkerende trainingscyclus van 12 weken ingesteld, en alle medewerkers namen deel aan een afdeling gebaseerde introductie.

"Er waren veel zaken om rekening mee te houden, zoals het aantal operators, hun beschikbaarheid, trainingsperiodes en het operationele en implementatieschema," zegt Mike Yrcha, Client Relationship Manager bij Philips. "En dat moest allemaal passen binnen de planningen van alle leveranciers.” Het Philips-team werkte nauw samen met andere leveranciers om alle benodigde middelen voor het partnerschap te ontwikkelen, waaronder beknopte gebruikershandleidingen, handleidingen voor veilige en operationele training en checklists.

De training in diagnostische beeldvormingapparatuur is opgezet volgens het 'train-the-trainer' principe, waarbij super users worden opgeleid die vervolgens zowel huidig als nieuwkomend personeel trainen in het gebruik van de apparatuur. De super user zorgt ervoor dat het personeel de apparatuur kan hanteren en hun dagelijkse taken kan uitvoeren. Als de persoon met de meeste kennis van het systeem wordt deze een spil in de succesvolle implementatie van het trainingsprogramma.

"Super users ontvangen alle geavanceerde training van de technologiepartners en geven vervolgens hun eigen trainingen om de rest van het personeel op te leiden," zegt Yrcha. "We besteden extra tijd aan deze super users om hen van extra informatie te voorzien en te ondersteunen bij probleemoplossing, omdat zij na ons vertrek na de go-live het belangrijkste aanspreekpunt op de werkvloer zijn." Volgens Yrcha zou het aantal super users ongeveer vijf of zes per afdeling, per apparaat moeten zijn om alle diensten te dekken, rekening houdend met ziekte, promoties en personeelsverloop. Bij Mackenzie Health heeft Philips ongeveer 20% van het personeel getraind voordat de go-live plaatsvond.

Dezelfde trainingsstrategie die wordt gebruikt voor diagnostische beeldvorming werd vervolgens toegepast voor echografie en deels voor patiëntbewaking.

Naast de introductie van super users heeft het team ook de rol van SOC's gecreëerd, voortbouwend op eerdere ervaringen waarin de waarde van extra leiderschapsondersteuning op de werkvloer voor nieuwe en ervaren medewerkers bij het openen van nieuwe afdelingen duidelijk werd.

In deze rol, waarbij wordt gerapporteerd aan de afdelingsmanager, worden sterke communicatieve vaardigheden gecombineerd met operationele paraatheid om te waarborgen dat er altijd zo veilig en goed mogelijke zorg wordt geleverd. Als zorgverlener die verantwoordelijk is voor de initiële inrichting van de verbruiksartikelen en workflow van een afdeling, werkt de SOC na ingebruikname samen met de afdeling, met de focus op personeelsondersteuning. Dit houdt in dat er wordt samengewerkt met de klinisch docent en de manager aan alle beleidsregels en procedures die nodig zijn voor de succesvolle werking van de afdeling, evenals dat men wordt opgeleid tot super user om verbeterde kennis te verkrijgen van de afdeling waaraan men is toegewezen.

Het geïntegreerde opleidingsprogramma bij Mackenzie Health heeft het onderwijs gestroomlijnd, waardoor verschillen tussen leveranciers zijn verdwenen en de trainingsinhoud en -uitvoering beter op elkaar zijn afgestemd. Een trainingsdocument dat samen met Mackenzie is ontwikkeld, wordt per diagnostisch apparaat aangepast en door alle leveranciers gebruikt.

"Een van de grootste voordelen is dat onze partners zo snel mogelijk het beste rendement uit hun systemen halen," zegt Turpin. "Als ze de training implementeren, kunnen ze snel patiënten zien en meer patiënten behandelen."