September 20, 2022 door Philips
Leestijd: 5 - 6 minuten
OLVG: “We zijn van een statische wachtlijst naar een dynamische wachtlijst gegaan die patiënten zelf meer regie geeft”
Nederlandse ziekenhuizen stonden, als gevolg van de coronapandemie, voor een uitdaging om uitgestelde zorg te verlenen. En eigenlijk staan ze nu nog steeds voor deze uitdaging. Het managen van wachtlijsten is daarbij essentieel.
OLVG, Ksyos en Philips startten daarom samen een digitaal zorgprogramma: They Care 4 Me. Met behulp van digitale technologie en ondersteuning hebben de betrokken partijen het wachtlijstmanagement geïnnoveerd, in samenwerking met patiënten. Daarnaast zijn de partners (samen met Sananet) gestart met het bouwen van een Virtuele Kliniek, die patiënten middels e-Coaches en informatie optimaal helpt om zich voor te bereiden op een operatie.
Sinds de start in juli 2021 is het programma gegroeid en zijn er nog meer nieuwe partners aangesloten, waaronder Zilver Kruis Achmea, CZ en Luscii. Ook wordt er gewerkt aan een Health Data Space (HDS) met AI factory. Data-analyses kunnen hier helpen om nog meer inzicht te krijgen en om op patiëntniveau uitspraken te kunnen doen met voorspellende waarde (zoals de verwachte ontwikkeling van de gezondheidstoestand van een patiënt).
Jan Boers, manager informatisering, automatisering en medische technologie bij OLVG, is één van de drijvende krachten achter They Care 4 Me. Hij ging in gesprek met Murk Westerterp, de West-Europese verkoopleider van Philips Connected Care software-oplossingen, over de resultaten en ontwikkelingen van het programma.
Murk: We hebben het afgelopen jaar intensief gewerkt aan het creëren van een digitaal programma voor wachtlijstmanagement. Wat zijn de resultaten van dit programma?
Jan: “Laat ik het beginnen met het feit dat ik het vorig jaar vreemd vond om te ontdekken dat wij, als ziekenhuizen, eigenlijk weinig inzicht hadden in wie er op de wachtlijst staan. Of in wat de toestand van patiënten op die wachtlijst was. En als patiënten eenmaal op de wachtlijst stonden, hadden we eigenlijk nog maar weinig actief contact, tot aan het moment dat ze werden opgeroepen.
Door de coronapandemie wilden we het inzicht in onze wachtlijst vergroten. We hebben ervoor gekozen om in eerste instantie alle galblaaspatiënten op de wachtlijst te inventariseren en in kaart te brengen welke patiënten spoedeisend zijn en dus zo snel mogelijk geholpen moeten worden. Daarna kwamen de wachtlijsten voor liesbreuk- en navelbreukpatiënten aan de beurt. Uiteraard zijn we de procedures voor wachtlijstmanagement gaandeweg gaan perfectioneren en automatiseren, zodat deze manier van werken uiteindelijk schaalbaar zou zijn. Uiteindelijk hebben we de hele wachtlijst van OLVG geïnventariseerd.
Het programma heeft ons geholpen om inzicht te krijgen in de wachtlijst. Daarnaast kunnen we patiënten die spoedeisend zijn prioriteren en ook patiënten hun deel van de regie geven. En met mooi resultaat: het programma heeft tot hoge tevredenheidsscores geleid onder patiënten, OK-planners en artsen.”
Wat is er uit de inventarisatie naar voren gekomen?
Jan: “Bij de inventarisatie hebben we ontdekt dat de patiënten met echte spoed, ondanks de COVID-periode, gelukkig in de regel op tijd zijn geholpen. Daarnaast bleek er een zekere verdamping van patiënten op de wachtlijst te zijn; sommige van deze patiënten waren elders al geholpen en bij andere patiënten bleken de klachten te zijn afgenomen. Doordat sommige patiënten van een operatie af konden of wilden zien, bleek de netto-wachtlijst korter dan de bruto-lijst waar we oorspronkelijk van uit gingen.
Dit is een enorm belangrijke les. Door het programma dat we zijn gestart is dit nu mogelijk. We zijn van een statische wachtlijst naar een dynamische wachtlijst gegaan waar patiënten zelf meer regie hebben en patiënten die dat nodig hebben ook geprioriteerd kunnen worden. Tevens helpt het ons om de bezettingsgraad van de OK optimaal te krijgen, bijvoorbeeld om snel in staat te zijn om patiënten die dat willen, last minute op te roepen in de gevallen dat er geplande ingrepen uitvallen. Zonder gepersonaliseerd inzicht kost dat vaak veel moeite en telefoontjes.”
We zijn van een statische wachtlijst naar een dynamische wachtlijst gegaan waar patiënten zelf meer regie hebben en patiënten die dat nodig hebben ook geprioriteerd kunnen worden.
Jan Boers
Manager informatisering, automatisering en medische technologie, OLVG
Deel dit artikel
Vond je dit interessant? Abonneer je nu op de Medisch Perspectief-blogs en ontvang maandelijks relevante artikelen over radiologie, eenvoudig via e-mail.
Hoe zijn jullie te werk gegaan om de wachtlijst in kaart te brengen?
Jan: “In de beginfase zijn we begonnen met een dossieronderzoek, vervolgens hebben we alle patiënten gebeld en telefonisch twee vragenlijst afgenomen – één algemene vragenlijst en één vragenlijst die specifiek was voor hun ziektebeeld. Dit was een arbeidsintensief proces dat zich niet leende voor opschaling.
Gaandeweg hebben we geconcludeerd dat het dossieronderzoek kon vervallen, omdat we ook op basis van de vragenlijsten konden zien hoe het met de patiënt ging. Ook zijn we gestopt met het telefonisch benaderen van patiënten, we hebben hen de vragenlijst toegestuurd. We hadden een onverwacht hoge respons van ongeveer 70 procent. Hierdoor konden we het project efficiënt uitvoeren en konden we het opschalen naar de hele wachtlijst - en wellicht ook naar andere ziekenhuizen. De wachtlijsten zijn op dit moment namelijk een issue in heel Nederland. En in 2020 hebben al gezien wat de waarde is van schaalbare oplossingen: de Corona Check-app die OLVG en Luscii samen ontwikkelden, kon toen door Nederlanders overal in het land worden gebruikt.”
Wat heeft het wachtlijstprogramma eigenlijk opgeleverd voor patiënten en het personeel van het OLVG?
Jan: “Laat ik beginnen met patiënten. Die stelden het enorm op prijs dat ze proactief werden benaderd door ons. Dit zie je ook terug in de hoge patiënttevredenheid. Door middel van dit programma kunnen patiënten meer regie uitoefenen op hun plek op de wachtlijst. Ze kunnen in de vragenlijst aangeven als de pijn toeneemt, via pijnscores. Als deze score toeneemt van bijvoorbeeld 3 naar 5, dan is dat een belangrijk signaal en dat vraagt misschien om ingrijpen. We kunnen dan contact zoeken en dit leidt mogelijk ook tot een hogere plek op de wachtlijst.”
Patiënten stelden het enorm op prijs dat ze proactief werden benaderd door ons. Dit zie je ook terug in de hoge patiënttevredenheid.
Jan Boers
Manager informatisering, automatisering en medische technologie, OLVG
“Bij andere patiënten neemt de pijn juist af. Weer andere patiënten gaan op vakantie, en hebben op dat moment geen urgente klachten en geven dus geen prioriteit aan een operatie. Voorheen hadden we hier als ziekenhuis geen inzicht in en kon de patiënt zelf geen regie uitoefenen. Dit is nu voor ons een model geworden voor het permanent inventariseren van de wachtlijst en prioriteren van patiënten.
Ook voor ons eigen personeel heeft het voordelen, omdat de OK-planners beter kunnen plannen en zij patiënten op basis van meer informatie juist kunnen prioriteren.”
Hoe hebben jullie deze innovatie succesvol kunnen implementeren en financieren?
Jan: “Implementatie van innovaties is altijd lastig; dat is een cliché, maar wel waar. De werkdruk in het ziekenhuis is enorm hoog. En dan is er tussendoor en na afloop niet altijd ook nog tijd en energie om na te denken over innovaties.
Wij gaan daarom altijd op zoek naar collega’s die willen helpen en extra gemotiveerd zijn om te innoveren, en die zijn er altijd volop. Daarnaast zijn er binnen mijn afdeling ook veel informatieanalisten en projectmanagers, die zorginhoudelijk goed op de hoogte zijn en weten hoe onze organisatie in elkaar zit. Ook met de ondersteuning van Philips en overige tech-partners hebben we samen kunnen innoveren. Er is nu een programma dat door de hele organisatie wordt omarmd.”
“Daarnaast zijn Zilveren Kruis en CZ ook ingestapt en hebben we transitiegelden ontvangen voor deze innovatie. We kunnen daarmee intern en extern draagvlak creëren. De transitiegelden zijn niet altijd voldoende, maar het signaal van de verzekeraars is belangrijk. Het laat zien dat wat we hier aan het doen zijn zinvol is en in potentie ook schaalbaar als oplossing.
Overigens hadden we kortgeleden Minister Kuipers op bezoek en hij beval hij onze aanpak als model voor andere ziekenhuizen aan. Daar zijn we erg trots op. Bovendien zijn we erg trots dat de verzekeraars zien dat deze innovaties maatschappelijk relevant zijn en zijn ingestapt in de stuurgroep als co-creator; ook met de andere projecten waar we aan werken zoals de Virtual Clinic, digitale ondersteuning tijdens het wachten op een operatie, om je zo goed voor te kunnen bereiden op de operatie en er zo fit mogelijk in te gaan. Dit is een van de vervolgstappen boven op de geautomatiseerde wachtlijsttriage waar we nu al aan werken.”
