Hoe ontwerp je een integrale materiaalstroom voor een nieuw, verzelfstandigd laboratorium? OLVG Lab BV ging samen met Philips aan de slag om een stevige basis te leggen voor de toekomst.
Op 1 januari jongstleden werd OLVG Lab BV een zelfstandig opererend bedrijf. Hierin zijn de laboratoriumdisciplines Klinische Chemie, Medische Microbiologie/moleculaire diagnostiek en Pathologie van OLVG ondergebracht. Verzelfstandiging was gewenst om sneller en slagvaardiger te kunnen beantwoorden aan een groeiende vraag naar optimale en complete diagnostiek vanuit de regio. Tegelijkertijd was er een wens om verdergaande vakinhoudelijke specialisatie te kunnen realiseren en geïntegreerde diagnoses te kunnen stellen.
Het streven om te verzelfstandigen leefde al langer, vertelt Anja Leyte, directeur OLVG Lab BV. “Het stond op de agenda, maar het schommelde steeds in prioriteit. In die periode hebben we contact gelegd en samenwerking gezocht met verschillende ziekenhuizen, waardoor we een steeds duidelijker beeld vormden van de randvoorwaarden waaraan een zelfstandige lab zou moeten voldoen. Ook werd een deel van het voorbereidende werk gedaan, bijvoorbeeld in het harmoniseren van apparatuur en ICT met andere locaties. Dus toen de kogel daadwerkelijk door de kerk ging, hadden we al een lang voortraject achter de rug.”
Nieuwe organisatie en nieuw gebouw
Met de verzelfstandiging zetten we een nieuwe organisatie neer en richten we ons volledig op het eigen bedrijfsproces. Tegelijkertijd wordt ook gekeken naar andere huisvesting aangezien de ruimtes voor microbiologie en pathologie verouderd zijn en te weinig mogelijkheden voor uitbreiding bieden. De keuze lijkt te gaan vallen op nieuwbouw op locatie West van OLVG, waardoor het basislab West meteen opgenomen zal kunnen worden in de nieuwe integrale organisatie. “Beide stappen zijn een grote klus”, vertelt Leyte. “Je moet het in één keer goed doen om OLVG Lab BV een goede start te geven. Daarom hadden we behoefte aan een partij die mee zou kunnen denken over zowel de processen in de nieuwe organisatie als de indeling van het nieuwe lab.”
We willen u graag informeren en inspireren, dus meld u aan wij houden u op de hoogte van de laatste Medisch Perspectief artikelen.
We hadden behoefte aan een partij die mee zou kunnen denken over zowel de processen in de nieuwe organisatie als de indeling van het nieuwe lab.”
Anja Leyte
Directeur OLVG Lab BV
De wens: een goede basis
Leyte dacht meteen aan Philips Healthcare Transformation Services. Leyte kende het bedrijf vanwege een samenwerking op het gebied van digitale pathologie en wist dat OLVG Philips vaak bij projecten betrok, onder andere op het gebied van de ‘patient journey’. “We hebben het veranderplan van het nieuwe lab met Philips gedeeld en hen gevraagd met ons mee te denken”, vertelt Leyte. “Een goede basis creëren waarop we verder kunnen bouwen en kunnen innoveren, dat was voor ons het doel.” Daarom luidde de vraag aan Philips: ontwerp een geoptimaliseerde en integrale stroom van patiëntmateriaal waarin de drie laboratoriumdisciplines zijn vertegenwoordigd. Ook wilde OLVG Lab BV de transportroutes voor materiaal van en naar het lab efficiënter inrichten. Tot slot moest de oplossing ook bijdragen aan het verhogen van de kwaliteit en productiviteit.
Cocreatie leidde snel tot resultaten
Om snel en slagvaardig te kunnen werken, verdeelde Philips de opdracht in drie kleinere projecten. Stap 1 was de analyse van de huidige materiaalstromen per laboratoriumdiscipline. Vervolgens werd een nieuwe integrale materiaalstroom ontworpen. Tot slot werd ook het transport van materiaal herontworpen. Leyte: “De methodiek die Philips toepaste, heeft heel goed gewerkt: er zijn in korte tijd duidelijke resultaten behaald. Zij wisten snel te doorgronden wat er echt speelt binnen een lab. Daarbij bewaarden zij het overzicht en brachten het gehele proces visueel in kaart.” Cocreatie speelde gedurende het gehele proces een belangrijke rol. Er werden sessies belegd met alle stakeholders: laboratorium specialisten, analisten en dokters-assistenten. “Daardoor ging het geheel veel meer leven voor iedereen en was er meer acceptatie en draagvlak voor de oplossing”, aldus Leyte.
- Weergave schakelen
Goed voor professionals en patiënten
De nieuwe, geïntegreerde materiaalstroom en de plannen voor het nieuw te bouwen lab bieden veel voordelen. Leyte: “Voor de laboratorium medewerkers en zorgprofessionals is het rustiger en prettiger werken in een omgeving die ingericht is om processen te ondersteunen. Het gebouw helpt je als het ware door het proces. Dat helpt ons om de kwaliteit verder te verhogen en de responstijd te verlagen. En omdat de basis sterk en toekomstbestendig is, is het makkelijker om straks grotere aantallen en nieuwe technieken en vormen van diagnostiek aan te laten haken bij OLVG Lab BV.” Ook de patiënt vaart wel bij de nieuwe situatie. Ook deze heeft baat bij een verdere verbetering van de kwaliteit van dienstverlening en een snellere responstijd. Tegelijkertijd biedt de nieuwe organisatie goede mogelijkheden voor digitale innovatie en aansluiting op initiatieven van bijvoorbeeld OLVG om labresultaten direct beschikbaar te maken voor patiënten, binnen de persoonlijke gezondheidsomgeving online. En die uitslagen zullen steeds meer de vorm hebben van een integrale diagnose, een antwoord op een vraag in plaats van waardes die voor de leek onbegrijpelijk zijn.
Klaar voor de toekomst
Met de nieuwe processen en de plannen voor de inrichting van de nieuwe locatie heeft OLVG Lab BV een stevige basis om hun ambitie te realiseren: een integraal diagnostisch lab worden, één van de eerste in Nederland waarin alle drie de labdisciplines zijn vertegenwoordigd. Dankzij de bestaande samenwerking met Sanquin Diagnostiek kan ook bijzondere diagnostiek worden aangeboden, op landelijk niveau. “Het nieuwe ontwerp biedt een prima basis voor OLVG Lab BV, waarop we verder kunnen bouwen met innovaties maar ook met nieuwe samenwerkingsverbanden”, besluit Leyte. “Ons model is namelijk naast robuust ook flexibel – nieuwe partijen kunnen snel aanhaken. Kortom, we zijn nu echt klaar voor de toekomst!”
