Implementatie

De afgelopen jaren heeft Philips belangrijke stappen genomen ter vergroting van de transparantie en verantwoordelijkheid inzake de naleving van de Algemene Gedragscode. Het Review Committee General Business Principles (hierna: Review Committee GBP) vergadert met verschillende overlegorganen en belangengroeperingen om de prestaties van Philips op dit gebied en de door Philips geplande initiatieven ter verwezenlijking van de volledige implementatie en naleving daarvan te bespreken.

De raad van bestuur is overtuigd van de noodzaak om verdere voortgang te boeken om volledige naleving te verwezenlijken en heeft dienovereenkomstig een aantal initiatieven ontplooid, zoals de opname van de naleving van de Algemene Gedragscode in de Statement on Business Controls (controleverklaring) en de uitgave van een praktijkboek voor ‘dilemmatraining’.

De Algemene Gedragscode van Philips is van toepassing op alle beslissingen en -activiteiten van Philips waar ook ter wereld en geldt niet alleen voor de activiteiten van Philips als onderneming, maar ook voor handelingen van individuele werknemers in het kader van hun werkzaamheden voor Philips. De Algemene Gedragscode bevat de fundamentele principes waarop alle activiteiten van Philips gebaseerd zijn of zouden moeten zijn: integriteit, eerlijk zakendoen, non-discriminatie en gelijke kansen. De algemene gedragscode is in bijna alle voor Philips relevante talen vertaald. In de meeste landen vormt de gedragscode nu een integraal onderdeel van de arbeidsovereenkomst. In de landen waar dit niet het geval is, ondertekenen werknemers een document ter bevestiging dat zij een exemplaar van de gedragscode hebben ontvangen. De verantwoordelijkheid voor de naleving van de gedragscode ligt in eerste instantie bij het management van het betreffende bedrijfsonderdeel. Daarbij is in elke productdivisie en elk land een speciale toezichthouder (compliance officer) aangesteld. Het intranet van Philips geeft informatie over hoe met de toezichthouder contact kan worden opgenomen.

Eind 2003 is een geactualiseerde versie van de gedragscodegeïntroduceerd.

Philips steunt de doelstelling van de International Labour Organization (ILO) om tot universeel geaccepteerde arbeidsnormen te komen. In 2002 heeft Philips intern beleid vastgesteld ten aanzien van de onderwerpen die door de zeven fundamentele ILO-Conventies worden bestreken, zoals dwangarbeid, het recht op organisatie, collectieve onderhandeling, discriminatie en kinderarbeid. Het door Philips vastgestelde beleid ten aanzien van deze fundamentele kwesties maakt deel van Philips’ Algemene Gedragscode.

De raad van bestuur heeft de eindverantwoordelijkheid voor de coördinatie van alle met de Algemene Gedragscode verband houdende kwesties toegekend aan het Review CommitteeGBP, die voorgezeten wordt door de secretaris van de raad van bestuur/chief legal officer, die lid is van de groepsraad.

In 2003 is een vragenlijst voor interne evaluatie (met inbegrip van de naleving van de belangrijkste door Philips gesteunde ILO-Conventies) ontwikkeld om het management te helpen bij het invullen van het gedeelte van de jaarlijkse Statement on Business Controls dat op de algemene gedragscode betrekking heeft. Deze checklist is opgenomen in de vragenlijst voor interne evaluatie van de naleving van de Algemene Gedragscode[1]. In een begeleidende brief bij deze vragenlijst, heeft de president van Philips het grote belang van de naleving van de Algemene Gedragscode in alle handelingen en op alle niveaus van de organisatie herhaald.

Met het oog op het waarborgen van een zo groot mogelijke transparantie voor aandeelhouders en andere geïnteresseerden, is een deel van onze website (www.philips.com/investor) gewijd aan specifieke ethische kwesties, zoals betalingen aan politieke partijen, leger- en defensiecontracten en kinderarbeid.

Ter voorkoming van verwarring en inconsistentie ten aanzien van wat gemeld moet worden, is het wereldwijde informatieverzamelings- en meldingssysteem voor de Algemene Gedragscode onder verantwoordelijkheid van het Review CommitteeGBPen in nauwe samenwerking met Internal Audit gestandaardiseerd. Het proces bevindt zich nu in de laatste fase en de invoering vindt in het eerste kwartaal van 2004 plaats. Het systeem bestrijkt alle vastgestelde overtredingen van de gedragscode en heeft de volgende kenmerken:

• wereldwijde standaardaanpak voor de verzameling en afhandeling van beschuldigingen van overtredingen van de Gedragscode;
• een voor alle toezichthouders geldende standaard werkstroom voor de registratie en rapportage van overtredingen van de Gedragscode;
• een gemeenschappelijke, geïntegreerde informatiearchitectuur ter ondersteuning van de hierboven genoemde standaard werkstroom.

Om melding van schendingen van de Gedragscode te stimuleren, zijn in veel landen telefonische meldpunten geïntroduceerd, waar meldingen gegarandeerd anoniem kunnen plaatsvinden. Per het einde van 2002 waren deze telefonische meldpunten aanwezig in de Philips-organisaties in de VS en Canada, alle landen in Latijns-Amerika, Nederland, Zuid-Afrika, Australië en Nieuw Zeeland, Zuid-Korea en Singapore. In de loop van 2003 zijn er telefonische meldpunten geïntroduceerd op de Filippijnen en in Thailand, Indonesië, Maleisië, Japan, Hongarije, Polen, Slovenië, het Verenigd Koninkrijk en Italië. Daarnaast zal een aantal andere Europese landen in het begin van 2004 telefonische meldpunten openstellen.

In september 2003 werd Philips op de eerste plaats gekozen in de Dow Jones Sustainability Index (DJSI) World vanwege zijn duurzaamheid uit een groep bedrijven bestaande uit consumentenelektronicabedrijven, fabrikanten van vrijetijdsgoederen en kleding, woningbouwondernemingen en luchtvaartmaatschappijen.

De Dow Jones Sustainability-indices volgen de financiële prestaties van bedrijven die qua duurzaamheid toonaangevend zijn en bieden vermogensbeheerders daarmee betrouwbare en objectieve benchmarks voor het beheer van portefeuilles die op basis van duurzaamheidscriteria worden samengesteld. The DJSI World bestrijkt de 2.500 grootste ondernemingen, gemeten naar marktkapitalisatie, uit de Dow Jones Global-index. Alleen de beste 10% van deze ondernemingen worden geselecteerd voor opname in de DJSI World op basis van economische, sociale en milieutechnische criteria. Philips eindigde op de eerste plaats in de marktsector Cyclische goederen & diensten en eindigde ook als beste van circa 600 toonaangevende Europese bedrijven in de ranglijst van de DJSI STOXX-index.
Bij de aanpassing van de FTSE4Good-indexserie in september 2003 werd Philips wederom geselecteerd voor opname in de volgende belangrijke FTSE4Good-indices: FTSE4Good Europe (benchmark), FTSE4Good Global 100 (tradable), FTSE4Good Europe 50 (tradable) and FTSE4Good Global (benchmark).

• Verplichtingen
• Richtlijnen
• Naleving en melding