Simplicity Day in teken van resultaat en teamspirit

Simplicity Day bij Philips Nederland in Eindhoven. Dat zijn 99 blauwe zitzakken, twee freestyle rappers, één mondige dagvoorzitter en niet te vergeten negenhonderd enthousiaste medewerkers.Vanaf 8.30 uur werd de toon gezet met swingende muziek, levendige discussies en vooral veel enthousiasme bij management en medewerkers.

Om de merkbelofte ‘sense and simplicity’ in alle lagen van de eigen organisatie te laten doordringen en om de organisatie voor te bereiden op Vision 2010, was het op 15 november Simplicity Day. Een dag waarop alle Philips-medewerkers actief konden nadenken over simplicity in hun eigen dagelijks leven.

8.30 uur: de aftrap en de groepen

Als ik aankom bij het hoofdkantoor van Philips Nederland herinnert een banier van 55 meter me aan het doel van vandaag: ‘Simplicity and you’. Omdat bepaalde afdelingen of functies wel bereikbaar moéten zijn, volgen sommigen een aangepast programma. Na een dynamische en inspirerende opening zoekt iedereen zijn groepje op. De facilitator, meestal een niet-leidinggevende, leidt de dag. De groepen bestaan veelal uit collega’s van dezelfde afdeling. Hoewel Medical Systems kiest voor variatie: hier zijn mensen van alle afdelingen willekeurig aan elkaar gekoppeld. Voor deze divisie is dat echter eerder regel dan uitzondering. Voor Philips DAP en CE is het bovendien een sort eerste kennismaking van de nieuwe organisatie, vooruitlopend op de officiële samensmelting op 1 januari.

10.30 uur: de diepte in

Pratend voor het ‘simplicity board’ of zittend aan tafel komen de tongen los. Het echte werk is begonnen. Wat zijn de problemen waar je iedere dag mee te maken krijgt? Het gaat over klanten, producten, processen, frustraties en kansen. Opvallend vaak stappen mensen snel over van probleem naar oplossing. Maar de facilitator is onverbiddelijk. Oplossingen zijn voor de middag.

12.30 uur: lunchen en rappen

Op de blauwe zitzakken ‘loungen’ collega’s met een broodje en een sapje. De sfeer is ontspannen, de gesprekken luchtig. Twee Freestyle rappers brengen wat extra afleiding met hun simplicity-rap, daarna is het podium weer voor de dagvoorzitter, hij geeft een korte terugblik geeft op de ochtend en dwingt met een kwinkslag management tot nadenken. Tot het tijd is om met een gevulde buik en een helder hoofd verder te gaan.

13.30 uur: diep gaan

Wat is het grootste struikelblok binnen de groep? Waar liggen kansen voor verbetering? En, niet onbelangrijk: welk probleem kun je binnen drie maanden oplossen? Discussie en overleg. Maar de ‘mind-maps’ bieden uitkomst in het doorgronden van de kern en het formuleren van het centrale probleem. Een kijkje bij Philips Real Estate leert dat het hier anders werkt dan bij de divisies. Zij hebben niet te maken met een product en bewust beperkt de groep zich tot de eigen invloedssfeer.

14.45 uur: knopen doorhakken

Het eind is in zicht. De oplossing waar velen naar verlangden, komt in zicht. Waarschijnlijk anders dan zij om 11 uur in gedachte hadden, door grondig denkwerk en visie van anderen. Maar hoe wordt het dan precies? Als je je klantcontact wilt verbeteren, doe je dat met een site, een portal, een telefoonlijn of een kubus? Dan is het tijd voor de vuurproef: een presentatie voor afgevaardigden van beide divisies. Verkoop je oplossing in twee minuten. Ontspannen geven de groepen acte de présence. Overigens is dit geen standaardafsluiting van de dag, voor kleinere onderdelen volstaat het inleveren van de gestelde doelen en bijbehorende afspraken.

16.00 uur: de eindstreep

De dagvoorzitter praat na met de bestuurders. “Ik geloof wel in dat Simplicity-gedoe”, vertelt Wim van Winden, financieel directeur Philips Electronics Nederland, enthousiast. Joop Rijsterborgh, General Manager CE Benelux, verbaast zich over de eenvoud van sommige oplossingen: “Ik vraag me dan af waarom ik dat zelf niet had kunnen bedenken.” Hans Dijkman, directeur van Human Resources Nederland oppert de ‘mailloze vrijdag’. Het laatste word is aan Harry Hendriks, CEO van Philips Electronics Nederland: “Het was een dag vol enthousiasme en met veel waardevolle ideeën. Philips is een bedrijf van winnaars, en vandaag was iedereen hier in deze zaal een winnaar.”

Stijn Welsing, Marketing & Sales Manager Philips Automotive Connectivity Solutions, Vitrite fabriek in Middelburg:

“Bijzonder om even uit de waan van de dag te stappen en samen met 120.000 andere medewerkers invulling te geven aan sense and simplicity. De plantmanager, Imro Wong, verzorgde de inleiding en we hebben gezamenlijk de cartoon bekeken voordat we écht aan de slag gingen. Mijn groep (ik was facilitator) had een pittig onderwerp gekozen: het doorproduceren in de zomervakantie. Komend jaar is de vraag zo hoog, dat we het maximale uit de productie moeten halen. De huidige organisatie is echter ingericht op twee weken zomersluiting. We hebben inzichtelijk gemaakt waar de grootste problemen en mogelijkheden liggen, maar we hebben op dit moment nog geen definitieve oplossing. Wel is duidelijk dat we er zeker mee verder gaan! Hierbij gaan we ook kijken hoe andere vestigingen dit georganiseerd hebben.”

Lien Schaver, HR-Manager Phililips Lighting Roosendaal:

“Ik was facilitator en begeleidde een enthousiaste groep medewerkers die graag positief mee wilde denken en zich inzetten om Simplicity Day tot een inhoudsvolle dag te maken. Wat bijzonder was? Dat ‘onze’ groep één van de teams was, die een winnend idee voor Roosendaal had bedacht, een plan om teamwork over afdelingen heen te stimuleren. Op de dag zelf was er voor iedereen een lunch geregeld en we kregen gratis koffie. Wat ik voortaan anders ga doen? Ik ga proberen beter te delegeren!”

Francesca Fallica, business controls officer, F&A Nederland:

“Het was bijzonder om deel te nemen aan deze dag. De opening vanochtend vond ik imposant, met die grote drums buiten. Toen ik binnenkwam en me bedacht dat overal ter wereld mijn Philips-collega’s met hetzelfde bezig waren, gaf me dat een groot gevoel van saamhorigheid.”

Janneke Schutijser, HR-Manager Philips Medical Systems

“Het was wel een leuke, inspirerende dag. Er kwamen ook echt herkenbare problemen naar voren. Het is goed hier eens tijd voor te nemen, dat is goed voor het ‘wij-gevoel’.”

Gerrit van der Veer, IT PGIS Benelux:

“Ik vond Simplicity Day stimulerend en mijn verwachtingen zijn overtroffen. Als groep hebben we echt grenzen overschreden door het zoeken naar verbeteringen met en voor elkaar. Het was ook goed voor de teambuilding.”

Coen Willems, key account manager Philips Consumer Lamps:

“Ik heb veel nieuwe inzichten opgedaan vandaag. Wat ik vanaf morgen anders ga doen? Ik ga kritischer zijn in mijn mailverkeer, minder cc’s sturen!”

Harry Hendriks, CEO Philips Electronics Nederland:

"Deze dag laat een sterke indruk na en verdient ook een sterke opvolging. Daar zijn we met z'n allen verantwoordelijk voor. Op het hoofdkantoor van Philips in Nederland zijn de beste ideeën besproken in de Business Council met alle hoofden van de marktgroepen en deze zijn ook ingestuurd voor de Simplicity Award die begin komend jaar wordt uitgereikt voor de beste ideeën wereldwijd. In onze townmeeting in januari zullen we binnen onze eigen organisatie een bloemlezing geven van de ideeën die zijn bedacht en de veranderingen die in gang zijn gezet.”